スモールビジネスのIT日誌 | 「とりあえず動いてくれればOK！」なIT化・自動化の記録

対顧客ビジネス用メールソフト#7　テンプレート機能

(2009-10-19 05:36:45)

対顧客の文面は定型的な文章が多い。

一律に発行する定型文：

明細書

受注確認

発送通知

ご入金確認通知

これらは完全に定型文章で、宛名やメールアドレス、氏名、金額、日付など固有情報が、定型文にダイレクトに差し込まれる(差し込み)メールになっているが、個別対応のメールでさえ定型文が多い。

似たようなご質問や問い合わせは返答内容も似ている。まったく違った内容でも、メールタイトルや挨拶部分だけでもテンプレートから展開すればそれだけ時間を節約できる。

メールソフトによって「テンプレート」は「定型文」や「雛形」とも呼ばれる。多くのメールソフトがテンプレート機能を実装しているものの、その程度の差はかなり違う。

3種類の書面作成(新規作成・返信・転送)に対応

タイトルと本文を個別のテンプレートで対応

個別情報を差し込む変数

対顧客ビジネス用メールソフト#6　ビジネスに必要な機能

(2009-10-18 11:40:16)

「必要な機能の定義」という作業に前向きでなかった

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「顧客対応に適したメールソフト」とは何だろうか？と考えてみた。

人や会社、業務内容によって違う。しかも、流動的で、その時々で違う。

考えてみれば、ぼんやりとしたイメージがあっても私はメールソフトに求める「必要な機能と性能を定義する」という案外単純な作業に前向きでなかった。

こういう記録を残すことで、情けないことに、はじめて明確に文章化し定義しているような気もする。

現状私たちの環境下では一般的なメールソフトが実現している機能にプラスして特に下記2点が重要。

テンプレート機能

対顧客ビジネス用メールソフト#5　次の選択基準

(2009-10-18 07:06:22)

細かい部分に移行した選択基準

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けっきょくこれだけ製品が成熟化し機能差・性能差が縮小してくれば、どれもすばらしいソフトなので選んでいけない製品は少ない。

周囲のPC初心者にメールソフトは何がいい？と聞かれたら、どれでもいいのでは？と返答するだろう。さらに求められたら、逆に「どういう使い方をしたい？」と聞くことになる。

ユーザーサイドの目的や求める具体的なイメージや機能が明確でなければ、もはや選択基準はない。

私の場合、自宅で使うメールソフトはどうでもよいが、ビジネスで使うソフトはそれなりに試行錯誤して選択した。何度か変遷したし、これからも乗り換える必要に迫られるだろう。しかし、なるべく変えたくない。

ビジネスでは「一貫性」と「継続性」が求められる。ソフトウェアも同じ。ソフトウェアの選択も一度決めたら、なるべく長い期間それを使い続けた方がコストイフェクティブだし、オペレーションもやりやすい。

これは個人企業よりも、影響が及ぶ人数が多い大企業になるほどインパクトが大きく膨大なコストとして影響を受ける。だから逆に最初の選択は大企業ほど真剣。

当社の場合、メールの使い方は下記3種類。

社内連絡
取引先連絡
一般顧客対応

対顧客ビジネス用メールソフト#4　綺羅星のフリーソフト

(2009-10-17 19:01:49)

綺羅星のごとく。フリーのメールソフト

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インターネットでは無数のメールソフトが公開されている。製品版からシェアウエア、フリーソフトまで多彩。20種類くらい試した。1回の試用から数年間の日常使用までいろいろ。

その中でBecky!が一番のお気に入り。はじめてBecky!を使用したときは機能の多さに驚き感動した。すばらしく洗練されたメールソフトに見えたので迷わず購入した。いつから使い出したか記憶が定かではないが、少なくとも10年は使用している。

私が試したソフトの中では当時、機能的にBecky!に太刀打ちできるソフトはないと考えていた。

しかし、機能の差は時間とともに縮まる。開発が継続的に続けられていく限り、各製品間の機能の差はなくなり、また性能も追いついてくる。

新しいファンクションやセキュリティ、たとえばAPOPやSMTP Auth、電子証明書などへの対応や実装も導入時期こそ優劣があっても時間の問題。

有名どころのメールソフト、たとえば、秀丸メール、Sylpheed、Shuriken、Thunderbird、OE・・・これらはどれもすばらしく多くが無料で使えることに感謝している。有料でも毎日お世話になる頻度を考えれば充分に安い。

主要機能はどれも似ており、使い勝手やデザインやレイアウトにこだわる場合もあろうが、通常に使う分はどれも同じに見える。

この記事は#4

顧客ビジネス用途メールソフト#12　グループウエア

顧客ビジネス用途メールソフト#11　マイベスト

顧客ビジネス用途メールソフト#10　メールのセキュリティ

顧客ビジネス用途メールソフト#09　強力な検索機能

顧客ビジネス用途メールソフト#08　強いテンプレート機能

顧客ビジネス用途メールソフト#07　テンプレート機能

顧客ビジネス用途メールソフト#06　ビジネスに必要な機能

顧客ビジネス用途メールソフト#05　次の選択基準

顧客ビジネス用途メールソフト#04　綺羅星のフリーソフト

顧客ビジネス用途メールソフト#03　よくできているOE

顧客ビジネス用途メールソフト#02　はじめてのメール

顧客ビジネス用途メールソフト#01　メールソフトの普及

対顧客ビジネス用メールソフト#3　よくできているOE

(2009-10-17 18:47:33)

よくできているMS Outlook Express

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OEはなにかと不評が多いメールソフト。それは強さゆえのことだと思う。悪く言う人の理由はセキュリティだが、それも圧倒的なシェアのためターゲットにされやすい実情を反映している。

シェアが高いため技術情報は多く、他のメールソフトへの乗り換えの場合、OEからの乗換・移行ツールを準備するメールソフトが多いことも便利。

非常に洗練されたソフトで、一般に求められる機能は網羅されている。文字コードの対応もすばらしく日本語・英語だけでなく中国語・韓国語など扱う人には便利のように思う。ベトナム語やアラビア語などにも対応しているらしい。

操作性もよく軽快に動作する。なにかとデファクトの実力を見せつけるソフトではなかろうか。なお兄貴分のOutlookはOfficeインストール時にバンドルされてくるが、私には重いように感じられ、ほとんど使用したことがない。Outlookより、Outlook Expressが自分には合っている。

テンプレート機能が強ければ私の好きなソフト。

この記事は#3

顧客ビジネス用途メールソフト#12　グループウエア

顧客ビジネス用途メールソフト#11　マイベスト

顧客ビジネス用途メールソフト#10　メールのセキュリティ

顧客ビジネス用途メールソフト#09　強力な検索機能

顧客ビジネス用途メールソフト#08　強いテンプレート機能

顧客ビジネス用途メールソフト#07　テンプレート機能

顧客ビジネス用途メールソフト#06　ビジネスに必要な機能

顧客ビジネス用途メールソフト#05　次の選択基準

顧客ビジネス用途メールソフト#04　綺羅星のフリーソフト

顧客ビジネス用途メールソフト#03　よくできているOE

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顧客ビジネス用途メールソフト#01　メールソフトの普及

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