スモールビジネスのIT日誌

• (2010-02-16 06:45:46)

「フッターにはファイル名とフルパスを入れる」。

書類としてプリントアウトしたとき、それがPCのどこに保存される何というファイルかわかりやすいということで昔実施していた。

フルパスの明記は他人に渡す文書の場合、ちょっと恥ずかしいことが欠点だったが、なかなか便利だった。

現在、書類をプリントアウトすることがほとんどなくなり恩恵も感じなくなった。デフォルトでは入れなくなった。

この記事は#6

ファイル名の命名方法#6　(余談)フッタのファイル名

ファイル名の命名方法#5　共有ファイル問題

ファイル名の命名方法#4　ファイル名の表記揺れ

ファイル名の命名方法#3　切り口を選ぶしかない

ファイル名の命名方法#2　フォルダーでカテゴリー表現

ファイル名の命名方法#1　複数カテゴリーが問題

• (2010-02-16 06:40:39)

個人ファイルの間は実はまだ楽勝

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共有ファイルの分類や命名問題

社内スタッフなど複数の人間とファイルを共有する場合、フォルダーの命名法と分類法、ファイルの命名法は規則化されていないと社内文書は散逸、ドキュメント管理は破綻する。

昔の会社でもこれは悩ましい問題で、当時、社内文書の管理担当者がいろいろ規則を作っていたが、あまり守られず、けっきょく探したいファイルは担当者に聞くなり、メールに添付してもらうなり個人依存に陥っていた。

本来ならサクッと見つけだせるべきファイルが、

「他人に依頼->その人のアクション待ち」

という2重のオーバーヘッドが発生する。チーム全体の生産性は低かった。

それどころか個性的で自己主張が強いスタッフの中には会社のため、つまり業務時間内に会社コストで作成された本来共有されるべき生産物を会社の共有フォルダーにアップせず事実上個人所有にしているものも少なくなかった。

管理担当者やマネージャーが催促すればアップされるものの毎回催促できるものでない。催促するというアクション自体のコストも大きい。

有名な諺「水飲み場に馬を連れて行けても、水を飲ませることはできない」(can take a horse to water, but can't make him drink)どおり、意志のない人々を動かすことはコスト2倍(強制する人と強制される人が2人いる)でリスク数倍(意志のない人、やる気なしの人の作業はリスクが高い)。

ここまでいくと倫理問題の様相だが、現実悩ましい事態はどこの企業でも同じではなかろうか。

事前に合意しておきたい共有ファイルの所有権問題

会社コストによる個人生産物や成果物の所有権の帰属については米国のように、雇用契約時に事細かに契約し同意しておくくらいしかよいアイデアが浮かばない。

共有ドキュメント、問題の根は深い

大手企業なら専任のドキュメント管理者を立てる企業もある。こういう人々は時として詳細すぎる規則を作りがち。また技術者のマインドを理解しない意味不明の分類分け体系を構築しがちで、これがドキュメント管理システムの破綻を増長するという悪循環もある。

昔、ある会社で働いているときの話。その会社ではある時期、職場の書類整理と会社全体の書類軽量化を専門にするコンサルタントと契約して社長以下全社的な軽量化プロジェクトを行った。

しかし、口先だけのコンサルタントに耳を貸す社員は皆無で社長命令ながらプロジェクトは実質、軽く頓挫していたところをみるとドキュメント管理は容易でない。

この記事は#5

ファイル名の命名方法#6　(余談)フッタのファイル名

ファイル名の命名方法#5　共有ファイル問題

ファイル名の命名方法#4　ファイル名の表記揺れ

ファイル名の命名方法#3　切り口を選ぶしかない

ファイル名の命名方法#2　フォルダーでカテゴリー表現

ファイル名の命名方法#1　複数カテゴリーが問題

• (2010-02-15 04:57:35)

不可能ながら、なるべく統一したい表記ルール

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ファイル名の表記の揺れ

日本語にはカタカナ、ひらがな、漢字、漢字＋送り仮名、英文と、いくらでも表記方法があるので煩雑。シソーラス問題もある。そのどれを採用するか、その時々の心理状態で適当に選んでいる。

漢字で表記統一を試みる

昔、「可能な限り送り仮名なしの漢字」というルールを設定したことがある。

漢字を採用する理由とメリットは大きい：

・ビジュアルでグラフィカルに読みやすい

・字数/文字数の節約

しかし、漢字にならないものもや通常漢字では表記されていないものも多いし、英文でないとインターネットのサーバーのLinuxやアプリケーションソフトがハンドルできな場合もある。

特にサーバーアップロード時に英名に変換するとローカルPC上のファイルとの整合性がなくなり不便。

そんなわけで「漢字統一論」はすぐに砕け散った。

ハガキ大メッセージカードのファイル名事例

たとえば当社ではハガキ大メッセージカード(100x148mm)の印刷をよくやる。ハガキとして使用することはほぼないが、サイズも紙質も昔から需要が高く社会的に標準化されているマテリアル・媒体だけに安価に制作できる点がハガキ大サイズの選択の理由。

Illustratorで制作されたハガキ大メッセージカードで、自分が過去に命名した履歴を調べてみると、なんとかなりイヤらしい状況だった：

・ハガキ

・ポストカード

・カード

・メッセージカード

・postcard

・post_card

・card

そのほか下記のような命名をすることもありうる

・はがき

・葉書

たいていは日付かシリアル番号の複合ワードになっている。日付が前に来たり後ろに来たりと、この部分も統一されていない。

・ファイル名＋日付.ai

・日付＋ファイル名.ai

・ファイル名＋シリアル番号.ai

ファイル名の表記規則

・送り仮名は可能な限り使用しない(例：申し込み->申込)

・「ひらがな」よりビジュアルに視覚認識しやすいカタカナをなるべく採用(例：はがき->ハガキ)

・視覚認識が弱い英名はなるべく採用しない。ただし、大文字略語はOK(例：EDP、EDC)

・「全角英数字」は使用しない

縦書きで記述される冊子記事の原稿以外、いなかる場合も「全角英数字」を私は使用しない方針にしているが、お役所系文書には「全角英数字」が多用されており、かなりもどかしい。

「全角英数字」のメリットは視覚的にも文字数的にも、そしてデザイン的にも自分はメリットを感じないが、何か愛される理由があるのだろう。「蓼食う虫も好き好き」というだけのことか、それとも実質的なメリットがあるのか・・・

この記事は#4

ファイル名の命名方法#6　(余談)フッタのファイル名

ファイル名の命名方法#5　共有ファイル問題

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ファイル名の命名方法#3　切り口を選ぶしかない

ファイル名の命名方法#2　フォルダーでカテゴリー表現

ファイル名の命名方法#1　複数カテゴリーが問題

• (2010-02-14 05:52:35)

リアルな世界では一個しか選択できない。進路を選択するときのように。

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リレーショナルdbのようにはいかない

リレーショナルデータベースのように複数の属性を必要に応じてダイナミックに組み合わせることができれが問題はないが、リアルな世界では地図上の位置も日常生活も、バーチャルな操作はできない。どこまでも物理的にフィックスされている。

記憶しやすい切り口からフォルダー分け

ファイル命名法の規則を考える(個人管理用)。

フォルダー分けとフォルダー命名法

・(心得)複数ある属性をダイナミックに定義し指定することは不可能とあきらめる。

・(心得)どれかスタティック(静的)に切り口を設定するしかない。

・(切り口の判断基準)どの切り口(テーマ)の選択基準は自分の記憶のし易さ

　　(それも時間とともに変化するので悩ましいが現状はこれしか思いつかない)

・(原則)切り口(テーマ)の原則ルール：

　　・案件・プロジェクト・イベントごとのフォルダー命名

　　・製品名・プロダクト名ごとのフォルダー命名

この記事は#3

ファイル名の命名方法#6　(余談)フッタのファイル名

ファイル名の命名方法#5　共有ファイル問題

ファイル名の命名方法#4　ファイル名の表記揺れ

ファイル名の命名方法#3　切り口を選ぶしかない

ファイル名の命名方法#2　フォルダーでカテゴリー表現

ファイル名の命名方法#1　複数カテゴリーが問題

• (2010-02-13 06:58:53)

カテゴリーと属性はフォルダー名で表現し、フォルダーでグルーピング

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フォルダーでカテゴリー分け

カテゴリー分けはファイル名だけでなく、フォルダー名でも属性が定義できるしグルーピングできるのでフォルダー名は重要。

しかし、同様にやはり所属すべきフォルダーが複数ある点が難点。

フォルダー分け：

・クライアント別

・案件名・プロジェクト別

・製品名・プロダクトシリーズ別

・アプリケーションソフト別(たとえば、Illustrator)

複数グループに所属するファイル

たとえば、あるクライアントのプロジェクト用に、Illustratorで作成したパッケージデザインの場合。

デザインの元データを社内製品のあるパッケージデータから起こすと、親データと同じフォルダーに入れた方があるデータの「派生バージョン」であり親データとの関連性が一目瞭然。

しかし、案件データなので案件ごとのフォルダーかクライアントごとのフォルダーに入れておかないと、後々プロジェクト関連データが散逸するという経験は多い。

生物の分類体系のように、科(family) -> 属(genus) -> 種(species)といった感じにはいかない。

エイリアス

各関連フォルダーにエイリアス作成で乗り切ろうとしたことがあるが、かなり煩雑だった。すぐに断念。

この記事は#2

ファイル名の命名方法#6　(余談)フッタのファイル名

ファイル名の命名方法#5　共有ファイル問題

ファイル名の命名方法#4　ファイル名の表記揺れ

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ファイル名の命名方法#2　フォルダーでカテゴリー表現

ファイル名の命名方法#1　複数カテゴリーが問題