ソフトウェアのタイムレコーダーを捜して数年ぶりにグループウェアに触った
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●グループウェアNotesはハードルが高かった
グループウェアは90年代前半から流行りだしたと思う。Lotus Notesという製品があって90年代の終盤、当時働いていた会社でも大々的に導入された。あらゆる業務のワークフローが電子化され、紙媒体の書類は駆逐されると導入を決定した部長は吹いていた。
しかし、少なくとも私がその会社を去るまでの数年間、社員全体でNotesが活用されることはなかったし生産性が上がったという話はついに耳にしなかった。当時はとにかくグループウェアという文化がなかったので、技術以前に使い道がわからなかった。
「生産性の向上」の評価は売上のように数値化できないため難しい。だからNotesは実力以下に評価されることもあるかもしれない。
しかし、何をするにしても開発が必要になる点や専任のサポートや管理者なしには使いこなせないという点でNotesはやはり大企業向け向け製品だろう。インターネット時代なのにNotes特有の非標準的な技術や手法が多いのも負担だった。
●廉価版グループウェア
しかし、グループウェアという生産性を上げるツールは2000年頃から勃興した安価版グループウェアによってかなり普及した。商用版ながら安価な製品やApacheやMySQLなどの汎用技術やオープンソースをベースとしたフリーソフトが溢れた。
ASP版の超安価版や広告モデルフリーバージョンも多くなったが、これはセキュリティ上人気に火が付かなかったように思う。そんな社会の流れの中で小さな企業でもグループウェアに対する認識が変化し普及率は上がった。
●個人的な感想
個人的な感想ではグループのスケジュール管理は便利だった。6〜7人の会社にいるころは来客の予定やスタッフの動向にスケジュール表は活躍した。顧客検索も多少役だった。
掲示板や伝言版は利用しなかった。毎日顔を合わせるスタッフがいるのに掲示板というのも微妙なツールである。普通は直接話すか、メールで事足りるし、メールの方が適切に内容を伝達できると感じている。私の利用方法はそれだけだった。
●小規模会社には無用の長物？
現在の会社では営業は私だけで他の営業スタッフが開拓してきた顧客にコンタクトすることもないので、グループウェアによる顧客検索も必要なくなった。
来客も私宛で、スタッフが営業などで外出することも少ないのでスタッフで共有するスケジュール表もあまりいらない。
現在は年末年始に取引先からもらうカレンダー(必要ないといくら言っても昔ながらの会社さんは置いていってくれる)にスタッフのスケジュールを手書きで書き込むことで充分足りている。
●タイムレコーダーを探す
グループウェアの真価はおそらくワークフローの電子化と思うが、こうも小さな会社だと当分グループウェアはいらない。ところが、ここにきてアルバイトさんを今後採用していくことで出勤管理が必要になる。
ソフトウェアベースのタイムレコーダーを捜した。インターフェースはWeb＆ブラウザーベースのごく軽いソフトで月末や週末ごとに集計を行いレポートを生成できるソフトがよい。Excel＆VBAで組めばいいのだが、ブラウザーベースが使いやすいだろう。
PerlやPHPのソフトを探したがよいものがない。少し重くなるがグループウェアを当たるとAipo(アイポ)というオープンソースのソフトが検索に上がってくる。
●Aipo
ダウンロードしてテスト用WindowsXPにインストールしてみた。インストールの手軽さがよい。データベースどうのこうのとやる必要があるかと思いきやすぐに動いた。
全自動でデータベースがインストールされていた。Aipoマネージャーというパネルが準備されていてそこからアプリケーションを起動する。毎回立ち上げにワンアクション要求されるが、Windowsサービスとして自動起動設定にすればよい。
●これが無料？
第一印象はNotesの次に使用していた商用版グループウェアにまったく見劣りしない。そのグループウェアはNotesに比較すればそれは非常に安価ではあるが、小さな企業では稟議を通して購入するそれなりのソフトウエア製品だった。掲示板やスケジュール管理程度なら差は感じない。
これが無料なのか？ありがたくも感謝。オープンソースやGPLといったフリー系のライセンス形態がどうやって苦労し開発した人々にメリットや利益を還元する仕組みなのか私にはよくわかならい。
●カスタマイズ
使っているうちにいろいろ不満もでてくるだろう。とりあえず、文字の色が全部薄グレーで全体的に見にくかったので文字をすべて黒#000000に変更するカスタマイズを行った。しかし、その他はどうやってカスタマイズしてよいかわかならい。
C:\aipo\dpl003\tomcat\webapps\aipo\themes\orange\css\common\style.css
color:#666666; -> color:#000000;
Aipoはカスタマイズできる部分が少ないように思うが、反面、ソースコードが公開されているのだから、開発能力があるユーザーには恐ろしく拡張性の高いソフトウェアだろう。Webサーバー(というよりアプリケーションサーバー？)はTomcat、データベースはPostgreSQL。
●汎用技術によるメリット
TomcatやPostgreSQLは汎用技術で資料も多く、開発者も経験者も多いので本当のカスタマイズが必要なときは開発ベンダーを捜すことは容易だろう。サポートも受けられるし、ユーザーメリットの大きい製品のように思う。
中小の安価版グループウェアを採用している企業の買い換え需要時や新規採用ユーザーには充分検討に値する製品ではないだろうか。NotesのIBM社にはインパクトはないかもしれないが、安価版グループウェアの開発ベンダーには脅威に写るかもしれない。
●メモリ消費量
作動時のメモリ消費量を見るとTomcatとPostgreSQLその他合計して200MB程度消費している。タイムレコーダーだけのために200Mはややもったいないが、タイムレコーダーは使いやすく操作方法も簡単で月次集計も簡単。とにかくインストールと全般的な操作、画面設定などすべてが簡単。
●携帯電話対応と外部公開
携帯電話にも対応しているとのこと。外部公開すれば便宜性もあがるだろう。自社サーバーの外部公開はセキュリティ上の理由で断念するとして、一般のレンタルサーバーでは動作するのだろうか？インストール作業のためにLinux用のシェルスクリプトが組まれている。
しかし、それをを走らせるにはTelnetやSSHのアカウントが必要だが、それを公開・解放してくれているプロバイダーは多くないだろう。
共有サーバーではなく専用サーバーなどの契約ならもらえるかもしれない。しかし、このためだけに専用サーバーは考えにくいので今後の課題。
