痛恨の記録ミス、製品原料の配合比率データが消失
- (2010-04-09 12:12:08)
・送信済みのFAXの控えがない！
・工場に送ったある製品(チャ)の成分配合比率データがない！
革命的に簡単になったデータ保管
デジタル様々のおかげ。デジタル化されたデータはたいていどのフォルダーに入れていても検索可能。pdfであろうとmdbであろうと、docもtxtx,cvs,xlsもたいていもファイルは検索できる時代。
FAXはPCでダイレクト受信し紙焼きすることなく画像化し保管。お役所の種類のように紙焼きで送られてくる書類は数ページならスキャナーで落とし込んでPCに保管。
習慣化したい記録と保管
後は「記録する」「データを残す」という人の運用の問題。
今回送信済みのFAX控えの消失はこれが先方のフォーマットによる書面だったから。
普通FAXは当社では内容をPCで作成しそのままダイレクト送信する。運悪く書面の場合は一手間かけて先方に送ると同時に自社のFAX(PCで受信)に送っておけばデジタル化できていた。
もしくは控えをスキャンしてPCに保管しておけばよかった。
成分配合比率データは普通メールで送るが、今回はある1種類の成分の配合比率だけが不明で、簡単だったので電話で伝えたことが問題。
電話で伝えたはいいが、その半年後、自分が数値を忘れる。哀れ。
成分の配合比率を含めた完成形のインストラクションを作成した上で、送ると同時に自社保管しておくべきだった。
完全は指示書を作成していないことが、そもそもの敗因。