スモールビジネスのIT日誌

• (2023-07-23 06:19:23)

背景

現在「発信写録」というソフトを利用しているが、これがハングアップするようになった。

起動後、1回目の着信では顧客情報をポップアップするが、2回目の着信から何もでなくなる。ソフトを終了し再起動するとまた1回目だけは正しく動作する。

以前は問題なかったので新規に入れた何かのソフトとぶつかっているのかもしれない。設定などをいろいろいじったがダメであきらめた。

もともと発信写録は複数台のPCで運用するとポップアップしないPCがでたりと動作が不安定だったこともありFullFreeへの移行を検討中。

CTIソフト「FullFree」

この数日「FullFree」を試している。

FullFreeは発信写録と同じCTIソフト、無料であるが制限があり本格的に使うには有料版が必要なユーザーが多くなるだろう。

有料といっても8千円で安価である。買い取りだから一度販売したらその後利益を生まない・・この会社さんはよくやれていると関心する。

FullFreeのメリット

FullFreeはCTIソフトだが、特徴は独自データベース。発信写録が固定化されたデータベースに対してFullFreeは自分でデータベースをある程度作り込める。

たとえば、着信があれば電話番号で検索して顧客名をポップアップすることはCTIソフトの基本。

それは当然どちらもできるが、FullFreeなら今まで購入した商品のリストやその合計などの計算も表示できるし、問い合わせや受注管理などもでき、それらの画面から請求書の発行もできる。

データベースを作り込める点とネットワーク上でデータベースを共有できる点で小規模コールセンターなどには需要がありそうな気がする。

FullFreeの構造

FullFreeの構造は下記の3パートで構成されている：

(1) FullFree基盤部分
(2) データベース
(3) CTI

CTIはデータベースに付随して起動するアプリに位置づけに見える。FullFreeを起動すると、FullFree基盤部分が立ち上がりデータベースを起動させる。

データベースが起動すると付随するCTIアプリも起動する。データベースは複数種類作成可能で、それぞれ自動起動するかどうかはデータベースの「常駐」という設定で選択できる。

データベースの特徴

ACCESSのようなリレーショナル型。ACCESSを使ってくれると汎用性という点で有利なようにも感じるが、電話受注などの業務に特化するなら独自のコンパクトなデータベースの方が使いやすいかもしれない。

データベースはExcelやcsvファイルから生成可能で簡単に作成できると書かれているが、Excelやcsvファイルから生成されるものはデータベースでなく「テーブル」である。複数のテーブルをリレーションすることでデータベースになる。

ACCESSとの対比で見れば、FullFree画面に出てくる各画面はクエリーのダイナセットやあからじめ作り込まれたフォーマットである。このへんは作り込めない。

「着信履歴」(日時、電話番号)テーブルはデータベースを新規作成するごとにデフォルトで準備されるので自分で作成する必要はない。私のように発信写録からの移行だと「顧客」テーブルを作成するだけである。

「顧客」テーブルを作成しその「顧客」テーブルと「着信履歴」テーブルを電話番号でリレーション（FullFreeでは「キーリンク」）するだけで発信写録と同等機能ができあがる。

しかしリレーションが中途半端で「着信履歴」画面に「顧客」テーブルの顧客名や住所などを表示させようとしても表示可能フィールドは「代表フィールド」の1フィールドのみ。素朴になんで？と思う。

ハードルが高い

一般ユーザーが自分でデータベースを組み上げるという作業は大きなハードルである。作り込みたいものがあまりないなら、逆に自由度がない発信写録の方が圧倒的に楽である。

FullFreeを使うならサンプルデータベースを参考に変更することからはじめたい。

CTI設定：ひかりルータ＋FullFreeの設定

CTIの設定もハードルである。

(1) ひかりルータの設定
(2) FullFreeの設定

私はNTTひかり回線とNTTから提供されたルータを使っている。ここにログインして仮想IPポートを設定する必要がある。

FullFreeには「自動検出」というボタンがありルータの設定など知らなくても自動で接続できそうな気配だが、少なくとも自分の環境ではできなかった。

それでFullFree側でマニュアル接続を行うことになるが、IPアドレスや内線番号など入力する作業は一般ユーザにはハードルに思える。

このへんのCTI設定は発信写録でも同じ内容の作業が求められるので、どちらも一般ユーザには最初のハードルになるだろう。

無料版の限界

無料版はテーブルのレコード件数が「3,000件」までとなっている。

今からCTIをはじめる人にとっては3,000件はまだずいぶん余裕があるが、私の場合、すでに顧客データが1万件以上あるので、いきなり無料版の制限にかかる。

発信写録からの移行方法

発信写録のデータには下記2種類がある：

(1) 着信履歴 → 日時、電話番号
(2) 名簿 → 顧客氏名、住所、メモなど

この2種類のデータは「テキストファイル出力」でエクスポート可能である。

私の場合「着信履歴」は不要で移行しないが、「名簿」は顧客データとして移行したい。

エクスポートデータをFullFree用に整形して顧客テーブルとしてインポートした。