スモールビジネスのIT日誌

• (2021-12-30 10:02:14)

どのメディアに保存？

ボクは比較的簡単にPCを乗り換えるので、データは外部のHDDなどに保管しているが、徹底性がないため、一部はPCのSSD内、一部は外部HDD、一部は外部SSD、などに散在している。

しかも、SSDもHDDも、テスト用やバックアップ用、その他、トラブル時に緊急で買い増したものなど・・SSDやHDDは壊れないので、たまる一方。

ときどきデータを再現不可能にして廃棄しているが、データの完全破壊作業自体が大きな手間で、たまる傾向にある。

保管方法を決めても守らないので、時間とともに意味不明のフォルダに入ったていたり。

デジカメの画像

デジカメの画像はデジカメが自動命名したシリアルな番号のままで、実際に開いてみないとわからないものばかり。本来なら整理してタグや名称を与えたいところだが。

重複データの功罪

重複データも多い。重複データ自体は有害ではないが、データの中身を更新すると、同じファイル名のまま新旧の違った内容になったファイルも多い。

同じファイルが重複することはバックアップになるが、逆にPC環境を混乱させるリスクでもある。

何が悪いのか？

・一貫性と徹底性がない保管場所、保管媒体

・一貫性と徹底性がないファイル名の命名法

・一貫性と徹底性がないフォルダーの分け方やカテゴリーの作り方

無数のファイルが、ケオス状態に陥っている。

「整理しよう」と思いつつ・・

何年も前から「整理しよう」と思いつつ、整理できないまま時間が経過していく。

個人のPCでこの状態なので、社内全体のデータとなると、もう管理不可能。

会社全体のファイル管理

ファイルサーバはあるが、スタッフは各自好き勝手なルールで、サーバに保管したりしなかったり・・

厳密なルールを作ればいいが、実が、ファイルの分類にはいろいろな方法や価値観があるため、そのルール自体が実用に合わなかったり、完成度は高くないものである。

ファイルの分類の理想形はリレーショナルデータベースのような姿だと思うが、これは実現できないし、それだけの環境構築に労力を投下する価値があるとも思えない。

また、さらにルールを作っても、それをスタッフ全員に守らせること自体が不可能、それ自体が大きな負担となる。

そんなわけで、個人のPCも社内全体のファイル管理体制も管理が行き届いていない状態である。

「あきらめる」も対策

どうしたって、野放しになる部分があることは人間社会と同じで、あきらめるしかなかろう。

ある程度、あきらめることを前提に考えた方が、現実的だし実用的と思える。

「保管しすぎない」も対策

そもそも保存するファイルが多すぎるという問題がある。

一度作成したファイルはdocであれ、xlsであれ、何かに使うだろうと保存するが、90%くらいのファイルは二度と使わないことが多い。

どこかでHDDが飛んでしまうと、困ると同時にせいせいするものである。

再利用の可能性が低いもの、再制作のハードルや手間が低いもの・簡単なものはいさぎよく廃棄し、ファイル数を少なめに維持することも対策だろう。

対策のまとめ

(1) ファイル名、フォルダ名、分類カテゴリーに関して、厳密でないある程度のルールを決める

(2) 保管媒体に関して、厳密でないある程度のルールを決める

(3) 再利用の可能性が低いものはなるべく廃棄し、ファイル数を増やさない

(4) 完全な管理体制はムリとあきらめ、ある程度のケオス状態を容認し、ファイルの検索は「Everything」などのアプリに依存する