スモールビジネスのIT日誌

• (2009-03-19 11:47:47)

ネットショップ・ECサイトにとってメールはコミュニケーションの手段。ビジネスライン。ロバストなメールインフラはどうすれば構築できるか?

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●エラーメールの現状と目標

毎日たくさんのメールを発行している。受注の控えメールや発送時の発送通知メール、ご入金確認通知メール、フォローメール、問い合わせに対する返答メールなど。現在、90%程度は到達していると推測しているが、技術的に到達しても、お客様が読まない、気づかない、間違って削除、・・・というケースもあるだろう。

「技術的エラーにも遭遇せず、複数のフィルター処理(サーバーサイド、及びローカルサイド双方)もくぐり抜け無事に到着し、さらにユーザーによる無意識な削除などの処置に合わずに、ユーザーに認識されるメール」となる確率は80%程度でないかと考えている。この数字を90%にまであげるという長期目標を掲げる。

まずは技術的に到達しないケース。メールエラーはシステム管理者宛(postmaster、webmaster)にエラーメールとなって返信されてくる。それらはタイトルですぐにわかる。今まで必要に応じて個別対応していたが、今後は顧客データベースに取込み、顧客のメールアドレスとともにその有効性の補足情報とすることにした。

●エラーメールとして返信された際のメールタイトル(題名)

下記がある。タイトルはSMTPサーバーの種類や設定によっていろいろ変化するようだが、現状は下記5種類の対応で充分だろう。

・failure notice

・Mail System Error - Returned Mail

・Undelivered Mail Returned to Sender

・Undeliverable mail

・メール送信エラー

●エラーメールとして返信された際のエラー原因

・Unknown user

・User unknown

・Invalid recipient

・Address rejected

・No such user here

・Host not found

・mailbox is full

・mailbox unavailable

※Yahoo.co.jpのメールシステムでは下記のようなエラーが見受けられる。

・This user doesn't have a yahoo.co.jp account(宛先アカウントが存在しない。アカウント名が間違っているなど)

・This account has been disabled or discontinued(宛先アカウントが何らかの理由で使用不可または使用中止になっている)

●エラーメールとして返信された際、顧客にお願いする対応策

・Unknown user、User unknown、Invalid recipient、Address rejected、No such user here・・・宛先ユーザ名が存在しない。メールアカウントがない。宛先メールアドレスのユーザ名の中で@マーク(アットマーク)より左側が間違っている可能性があります。宛先メールアドレスに正しい「アットマーク左側のアドレス」を入力し直して再送信してください。

・Host not found・・・宛先ホスト名(メールサーバ名)不明のため宛先メールサーバにメールを送り届けることができない状態。宛先メールアドレスのユーザ名の中で@マーク(アットマーク)以下のドメイン名(アットマークより右側)が間違っている可能性があります。ドメイン名をチェックし、宛先メールアドレスに正しい「アットマーク以下のドメイン名」を入力し直して再送信してください。

・mailbox is full・・・相手のメールサーバー上のメールボックスに割り当てられた容量の容量オーバー。読込み・取込みしたメールをサーバーから削除しない設定をしたまま長い期間サーバーのメールボックスにメールを保存しているユーザーに多い現象。プロバイダーによって決められた容量をオーバーしてそれ以上受信できなくなっているため、サーバーから古いメールを削除してください。メールソフトで「サーバーにコピーを保存しない」という趣旨の設定をすれば読込みされたメールは自動的に削除されます。

・mailbox unavailable・・・相手メールボックスが何らかの理由で動作しない。原因不明です。システム管理者などによって意図的に、あるいはトラブルで受信できない状態にあります。プロバイダーやシステム管理者にご相談して下さい。

●エラーメール対策優先順位1

今後対応策を検討し実施していく予定の中で、特に急ぎたいことが携帯電話各社が設定しているデフォルトの「受信拒否初期設定」(PC・パソコン、システムなど携帯電話会社のメールサーバ以外から発信されたメール以外はすべて「拒否」とする設定。携帯電話各社は「スパム対策」としているが、現状この設定は今後も継続される見込み)。携帯電話ユーザーが増加傾向にある中、頭の痛い状況。