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対顧客ビジネス用メールソフト#11 マイベスト
  • (2009-10-23 10:22:54)
オールマイティのBecky!と定型業務を劇的省力化する秀丸メール

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現状、私にとってのマイベストなメールソフトは下記の2ソフト。

  • Becky!

  • 秀丸メール

    Becky!が、自分の仕事内容に一番強力で使いやすいメールソフトのような。検索機能もテンプレート機能も最高レベル。これ以上望むべくもない。

    あえていえば、日時指定送信機能が使いやすいとうれしい。お客様がケータイの場合、夜中にメールを発信するのは気が引けるので「リマインダー」を利用しているが設定項目が多い点が残念。とはいえ細微なこと。

    そして、Becky!以外で、私にとって特筆すべきメールソフトは「秀丸メール」。

    「秀丸メール」の凄さは有名なエディターソフト「秀丸」のマクロがそのまま使えるというもの。実際はメールソフト特有の動作があって「そのまま」ということはないが、かなり同じ文法でいろいろなプログラムが書ける。

    マクロは必要ない人にはまったく必要ないが、企業ユースでは武器になる場合がある。

    ビジネスでは定型化した作業が多い。たとえば、当社の場合ならクレジット決済の確認照合。毎日これをやる。

    照合作業は当社の場合、契約先のZEUS(クレジット決済代行会社)さんが提供する管理画面からできるが、そこで行うとログインするというアクションだけでなく、画面をにらみながら手作業で照合することになる。

    まとまった期間の、まとまった照合件数がある場合はCSVファイルをダウンロードしてデータベースに噛ませるやり方が効率的だが、最新のアップデート情報が五月雨式にやってくるこの種の情報はメールで、リアルタイムに、かつサクサクとお手軽にできる方が有利。

    当社ではクレジット決済の決済結果はデータベースに取り込んでプログラムでマッチングさせているが、問題は時間差で決済されるお客様。

    原則ご注文時の決済手続きをお願いしているものの中には決済手続きをされない方や操作ミスで失敗するも多い。そのままキャンセルになる場合や数日経過した後、決済される場合もある。

    いわば「ペンディングになったままのご注文」は決済が完了した時点で速やかに商品発送の手続きに移る必要があるが、ペンディングになったままのご注文の決済状況の把握に「秀丸メール」を利用している。

    受信の度に、ZEUS社から発行される決済結果メールの内容とペンディングリストを参照し決済結果とマッチしたものはリストアップするというマクロが組まれている。

    ペンディングになっている注文のキーデータをマクロに登録するというワンアクションが必要で、しかも私のプログラミングの完成度が低く、今ひとつ使い勝手がよくないが、手作業でやる場合と比較すると時間短縮は100分の1、労力はゼロ。

    「秀丸メール」のマクロが定型業務の自動化という点で、どれほどのポテンシャルを含んでいるのか計り知れない。

    この記事は#11

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